Conciliação bancária na pequena e média empresa é um processo financeiro que ajuda os empreendedores a terem maior controle das finanças de seus negócios.
Mesmo sendo bem simples, grande parte das empresas não realizam esse procedimento, seja por desconhecer sua importância ou a forma correta de fazê-lo.
Pensando nisso, este artigo trouxe as informações mais importantes acerca da conciliação bancária para te convencer a realizá-lo em seu negócio.
Continue lendo para saber mais!
O que é conciliação bancária na pequena e média empresa?
A conciliação bancária na pequena e média empresa é um procedimento o qual visa comparar os dados da organização financeira do negócio com o extrato bancário.
Ou seja, o empreendedor deve verificar se as datas, valores e demais informações fornecidas pelo banco coincidem com as presentes em seu controle financeiro.
Esse procedimento é um dos mais importantes da gestão financeira em todas as empresas, visto que te alerta acerca de débitos em abertos, que poderiam ser esquecidos.
Todavia, por mais simples que o seu conceito seja, realizar a conciliação bancária nem sempre é uma tarefa fácil, sobretudo para as pequenas empresas.
Por isso, grande parte dos empreendedores acabam deixando essa tarefa de lado, colocando a saúde financeira de seu negócio em risco.
Mas… fique tranquilo! No decorrer desse artigo irei te ensinar a forma correta de fazer essa conciliação financeira, simplificando todo o processo.
Diferença entre a conciliação bancária na pequena e grande empresa
Antes de continuar, deixa eu te explicar a diferença principal entre a conciliação bancária realizada pelas empresas de pequeno e grande porte.
Essa divergência está na captação do extrato bancário pelo ERP de forma automática, recurso esse que não é disponível em muitos softwares de controle financeiro usados pelas pequenas e médias empresas.
Como fazer a conciliação bancária na pequena e média empresa?
Agora que você já sabe o que é a conciliação bancária na pequena e média empresa, vamos descobrir como realizar esse procedimento da forma correta.
Organize os dados financeiros do negócio
O primeiro passo deve ser organizar as suas finanças, a partir de documentos de controle de gastos e recebimentos.
Uma excelente forma de fazer isso é utilizando o bom e velho Excel para registrar todos esses dados financeiros importantes.
No documento, crie páginas para cada categoria, como custos e recebimentos, além de indicar todas as contas bancárias da empresa, caso haja mais de uma.
Ademais, para manter essas informações mais seguras, crie esse documento no Google Planilhas, salvando-o na nuvem.
Liste as contas bancárias da empresa
Sua empresa possui mais de uma conta bancária? Então, faça o levantamento de todas essas contas e clientes vinculados.
Dessa forma, você aumenta o nível de organização referente ao setor financeiro e facilita bastante a conciliação bancária.
Em seguida, inclua todos esses dados na planilha criada no primeiro passo, a qual será utilizada durante a comparação.
Emita os extratos bancários
No terceiro passo é que se inicia, de fato, a conciliação bancária.
Afinal, é nessa etapa que você deve passar as informações contidas no extrato para a sua planilha financeira.
Uma das maneiras de realizar esse procedimento é fazendo o download do extrato no site do banco.
Essa estratégia agiliza toda operação, dado que seria muito mais demorado passar todas essas informações manualmente.
Comparar valores
Chegou a hora da verdade: comparar os valores referentes à soma das entradas e com as saídas presentes na sua planilha e no seu extrato bancário.
Caso essas informações batam, fique tranquilo e espere pelo próximo mês.
Contudo… se houver divergência entre os valores obtidos, será necessário comparar cada linha da planilha para encontrar o erro.
E uma vez encontrado, basta pensar na melhor solução para esse problema, o mais rápido possível.
Por exemplo, se você notar que há um recebimento em aberto, busque um modo de entrar em contato com aquele cliente e realizar a cobrança.
Inclusive, você pode encaminhar essa tarefa para a gestão de crédito e cobrança de sua empresa, facilitando ainda mais esse processo.
Uma vez resolvido todas as divergências, você terá finalizado a conciliação bancária referente aquele mês.
Dica: salve todos os documentos originais, pois eles podem vir a ser necessários no futuro.
Qual a importância de realizar a conciliação bancária na pequena e média empresa
Um empreendedor que realiza a conciliação bancária na pequena e média empresa passa a conhecer e organizar melhor as finanças de seu próprio negócio.
Automaticamente, a gestão financeira é otimizada, dado que passa a existir um maior controle dos gastos e recebimentos gerados no fluxo de caixa.
Dessa forma, diminui-se a possibilidade de erros ou fraudes financeiras, haja vista que o gestor terá um olhar mais atento a essas informações, dificilmente deixando algo passar.
Por mais que você confie em sua equipe, ainda assim você deve possuir esse conhecimento.
Mas, o medo de fraudes internas e a otimização da gestão financeira não devem ser os seus únicos impulsos.
Afinal, ao fazer a conciliação bancária de seu negócio você diminui as chances de erros referentes a pagamentos, os quais criam dívidas desnecessárias.
Por exemplo, caso o pagamento x não tenha sido efetuado no dia correto, durante a conciliação você irá identificar esse erro e consertá-lo, rapidamente.
Ademais, com um melhor controle do fluxo de caixa, as tomadas de decisões serão mais fáceis, pois você saberá exatamente o orçamento disponível para novos gastos.
Por isso, não coloque a saúde financeira de seu negócio em risco: comece a pôr em prática os passos aprendidos no item anterior, realizando a conciliação bancária da sua empresa.
Até porque, como você viu, fazer a conciliação bancária na pequena e média empresa não é uma tarefa muito complicada.
Conciliação dos gastos com cartão de crédito
Por fim, quero ensinar a você outro tipo de conciliação bancária: a dos gastos com cartão de crédito.
Afinal, como muitas empresas utilizam essa forma de pagamento para efetuar a compra de matérias-primas e produtos, é primordial ficar atento a esse controle.
Na conciliação de gastos com cartão de crédito, você deve organizar em uma planilha todos os gastos que fazem parte da mesma fatura.
Ou seja, todos aqueles que tiverem a mesma data de vencimento, sem deixar de registrar a data em que o gasto foi feito (data de emissão ou competência).
Assim, antes de realizar o pagamento da fatura, você deve comparar esse valor com o seu sistema de controle financeiro, dando baixa em todos os lançamentos convergentes.
Em caso de divergência, investigue o motivo do erro e entre em contato com o fornecedor do seu cartão de crédito.
Conclusão
A conciliação bancária na pequena e média empresa é um procedimento extremamente importante para todos os negócios.
E seguindo os passos acima, você consegue fazer essa conciliação de forma simples e rápida, salvando sua empresa de possíveis problemas.
Mas, caso você tenha dificuldade em organizar os processos financeiros de sua empresa, conte com a Medzo Consultoria Financeira.
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