A pequena e média empresa tem como principal preocupação o lançamento de produtos e serviços que atraiam novos clientes para sua marca. Por isso, a organização financeira deixa de ser prioridade.
Ainda é grande o número de empresas que não controlam as entradas e saídas de valores através do fluxo de caixa, não dispõem de capital de giro e desconhecem suas receitas, custos e despesas que ocorrem no mês.
Essa falta de controle é temerário e pode se transformar em um grande perigo para a saúde financeira da operação. Em muitos casos as contas a pagar no dia dependem de receitas que entrarão no próprio dia. Essa situação pode gerar despesas adicionais com pesados juros e possíveis prejuízos, podendo prejudicar a continuidade do negócio.
Pode parecer difícil manter as contas organizadas, mas não é. Com conhecimento e foco nesse objetivo a tarefa se torna fácil. Atualmente boas ferramentas tecnológicas de controle financeiro estão disponíveis e por um custo acessível.
Qual a importância de fazer o planejamento financeiro?
É mais comum para as pequenas e médias empresas sofrerem com as adversidades do mercado e da concorrência. Por isso, precisam pensar bem antes em suas ações para evitarem perda de recursos ou investirem em algo de baixo retorno.
Quanto antes começarem a planejar, melhor será a utilização dos recursos financeiros disponíveis e mais fácil para atingir as metas estabelecidas.
Toda empresa precisa de um rumo, caso contrário poderá caminhar para o encerramento do negócio sem que se perceba.
Entenda as principais ações que levarão a pequena e média empresa a um planejamento financeiro eficaz, permitindo ao empresário tomar decisões seguras e ter previsibilidade.
Conheça as movimentações financeiras da operação
Para construir um planejamento financeiro é fundamental que conheça a relação entre entradas e saídas de valores no caixa.
Crie um plano de contas (conjunto de categorias) específico para sua operação e categorize todas as receitas e despesas. Assim, poderá ver de forma organizada a relação entre as entradas e saídas em um determinado período.
Saber desde o primeiro pagamento ao fornecedor, pela compra da matéria prima ou produto, até o último recebimento da venda realizada a um cliente, permitirá conhecer o ciclo financeiro, bem como organizar e planejar os recursos da melhor forma.
Domine os custos de cada área da empresa
Com todos os custos e despesas operacionais identificados você poderá verificar o que é essencial para o funcionamento da empresa e o que poder ser reduzido ou eliminado.
Você deve saber com exatidão os custos de fabricação de um produto ou da prestação de um serviço. Conheça as técnicas aplicadas para a formação de preços de vendas. Verifique se os preços de vendas cobrem todos os custos, despesas operacionais, investimentos e lucro.
Faça revisões frequentes dos preços praticados. Preços de vendas incorretos impactam diretamente nas finanças da empresa podendo gerar prejuízos.
Elabore o planejamento orçamentário e cumpra à risca
O planejamento orçamentário é uma das ferramentas financeiras mais eficientes que o pequeno e médio empresário dispõem.
Ele deve começar a ser criado em outubro para aplicação no ano seguinte. Os valores de receitas e despesas ocorridos no passado serão a base para as projeções futuras. As previsões devem ser por categoria e os valores ajustados com base nas metas de receitas estabelecidas para o período seguinte.
Nessa fase da montagem do planejamento orçamentário ocorrem os ajustes nas despesas fixas. Pois, de acordo com as metas de resultados, talvez seja necessário reduzir ou cortar despesas para atingir os objetivos.
No grupo de custos variáveis (matérias primas, mão de obra direta, custos de terceiros ligados a produção e impostos), que possuem relação direta com as vendas e/ou com a produção, as previsões devem ser mais estudadas. Nesse grupo, muitas vezes, estão os maiores custos da operação e por sua vez provocam maior impacto no resultado.
Empregue os recursos tecnológicos disponíveis a seu favor
As ferramentas de controle financeiro, entre outras possibilidades, registram o contas a receber e o contas a pagar, permitindo ao empresário acompanhar diariamente o fluxo de caixa e demais relatórios financeiros.
No entanto, sabemos que o pequeno e médio empresário vivem às voltas com desafios que precisam de soluções rápidas e certeiras, o que muitas vezes dificulta dar a atenção necessária para a movimentação financeira.
O que fazer? É justamente nesse ponto que entram as ferramentas de gestão financeira. Elas facilitam e agilizam o trabalho, zelando pela saúde financeira do seu negócio.
Existem sistemas ERP desenhados para a pequena e média empresa que oferecem diferentes módulos, integrados que permitem organizar e controlar os recursos da operação.
Com o módulo financeiro corretamente preenchido o empresário poderá gerar relatórios que facilitam a visualização do panorama financeiro da empresa. Por ficarem armazenadas em nuvem, devidamente protegidas por senhas e criptografadas, podem ser acessadas de qualquer local e hora através da internet.